Accéder à votre espace administrateur
L’équipe OpenClassrooms va vous envoyer un email avec une invitation à rejoindre la plateforme. Cette invitation vous permettra d’obtenir le statut premium et d'administrateur :
Ce lien vous redirigera vers une page où vous avez la possibilité de :
- Vous connecter si vous avez déjà un compte
- Créer votre compte si vous n’en avez pas encore
Vos initiales apparaîtront en haut à droite de votre écran une fois que vous serez connecté. En cliquant sur la flèche pointant vers le bas à côté de vos initiales, un menu déroulant fera apparaître le nom de votre organisation
Si vous cliquez dessus, vous arriverez sur votre espace administrateur.
Préparer votre lancement
L’espace administrateur est composé de deux onglets principaux : Analytics et Administration.
Dans le premier, vous allez pouvoir suivre les statistiques de vos apprenants, ainsi que les cours qu’ils ont suivis.
Dans le second, vous allez pouvoir ajouter ou retirer des membres, regrouper des membres dans des équipes, leur adresser un message et leur suggérer du contenu.
Préparer vos équipes
La première étape du lancement est de réfléchir à la manière dont vous voulez regrouper vos apprenants sur la plateforme OpenClassrooms. Vous avez la possibilité de regrouper des apprenants dans des “équipes”.
Ces équipes sont affiliées à une “Page équipe” qui permet de communiquer un message sur la page d’accueil et de suggérer des cours à un groupe de personnes qui ont un même profil ou qui répondent à des mêmes critères : départements, équipes, zones géographiques, domaines sur lesquels ils souhaitent se former, niveau de séniorité, ou encore par projet.
Créer une équipe vous permettra également d’isoler vos données en fonction de celles-ci et potentiellement les comparer entre-elles.
Ajouter les membres
Maintenant que vos équipes sont prêtes, il faut inviter les apprenants à rejoindre la plateforme OpenClassrooms et les rattacher à votre organisation pour qu’ils obtiennent le statut premium.
Il va falloir les rattacher aux bonnes équipes, et leur attribuer les bons rôles. Attention, les rôles d'administrateurs et de superviseurs ne sont pas cumulables.
Il existe 4 rôles sur la plateforme:
- Administrateur : gère les membres, les rôles, les invitations et les équipes
- Responsable : a accès aux Analytics de l'organisation et des équipes
- Superviseur de l’équipe : peut ajouter ou retirer un membre de l'organisation à l'équipe, a accès aux Analytics de son équipe.
- Membre : a le statut premium et est rattaché à une équipe afin de se former, pouvoir télécharger ses certificats de cours mais n’a aucune visibilité sur l’activité des autres membres ni aucune fonction manager
Afin d’inviter les apprenants à activer leur licence OpenClassrooms, vous cliquez sur “inviter des membres” puis copiez/ collez l’adresse email des apprenants en sélectionnant le rôle que vous souhaitez leur attribuer ainsi que l’équipe à laquelle vous souhaitez les ajouter.
Vous trouverez plus de détails dans notre article dédié : Comment inviter des apprenants à rejoindre mon organisation ?
Suite à ces invitations, les apprenants vont recevoir l’email d’invitation à rejoindre la plateforme et devront soit se connecter soit créer leurs comptes.
Nous vous conseillons vivement d’envoyer un email de communication en parallèle de ces invitations pour éviter que vos collaborateurs considèrent nos emails comme des spams. Vous trouverez en exemple d’email dans le guide d’animation, sur la page 9.
Après votre lancement
Pour que votre projet soit un succès, nous vous recommandons vivement de mettre en place quelques bonnes pratiques tout au long de l’année.
L’enjeu est de susciter, inciter de la curiosité chez vos collaborateurs, et faire de la formation un automatisme.
Impliquer vos managers
Il est très important d’impliquer les managers dans le projet pour créer une dynamique de formation durable.
Nous vous conseillons de leur présenter la plateforme, ainsi que le catalogue de cours.
Ces derniers pourraient réserver du temps dédié à la formation lors de leurs entretiens avec leurs équipes. Par exemple, recommander des cours individuellement à chaque collaborateur et définir des objectifs propres à chacun.
Vous pouvez également leur donner le rôle de superviseur de l’équipe. Cela leur permettra de pouvoir paramétrer leurs propres “pages équipe” et de suggérer du contenu en toute autonomie.
À noter : Retrouvez plus de conseils pour impliquer vos managers dans le guide d’animation, chapitre : Managers : liez la formation à vos objectifs stratégiques
Communiquer et engager vos collaborateurs
La communication est le second élément le plus important pour mener à bien ce projet.
Nous avons mis en place une série de documents pouvant vous aider à mener à bien vos actions de communication auprès de vos collaborateurs.
Notre pack de communication se compose de:
- Flyers
- Posters
- Template de newsletter
- Bannière pour site web ou réseaux sociaux
- Vidéo de teaser en interne
Pour aller plus loin et stimuler l’engagement de vos collaborateurs, nous vous recommandons aussi d’étudier le guide d’animation d’OpenClassrooms.
Suivre les Analytics
Nous vous recommandons d’aller consulter les statistiques de façon régulière.
L’idéal étant de fixer un créneau dans vos agendas et d’aller contrôler quelques informations clés que vous avez déterminées en lançant le projet.
La question principale à se poser est “quelles sont les données qui m’intéressent, celles que je vais suivre tout au long de l’année ?”
Pour étudier plus en détail nos analytics, nous vous invitons à étudier les articles de notre section dédiée.